Учет затрат на командировки
В настоящее время действуют правила направления сотрудников фирмы в командировки, утвержденные Правительством РФ*(663). Продолжительность командировки определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. На практике это означает, что сняты все ограничения по длительности командировки. Напомним, что до 2008 года срок командировки не мог превышать 40 дней, а срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, - одного года.
Моментом выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного. Датой возвращения из командировки - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. Причем в случае отправления транспортного средства до 24:00 включительно днем отъезда в командировку признают текущие сутки, а с 00:00 и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. В аналогичном порядке определяется день приезда сотрудника на место постоянной работы.
Законодательство позволяет возмещать расходы на проезд командированному работнику при передвижении любым видом общественного транспорта (в том числе и такси). Правда, представители Минфина России уже довольно давно позволили компаниям учитывать для целей налогообложения прибыли компенсацию командированному работнику расходов на проезд в такси*(664). При этом должны соблюдаться требования статьи 252 Налогового кодекса об экономической обоснованности расходов и их документальном подтверждении.
Если по какой-либо причине документы, подтверждающие затраты на проезд (например, работник утратил проездной документ), вообще не представлены а компания не озаботилась вопросом получения справки о том, что проезд в командировку (по конкретной стоимости) действительно имел место, то организация не сможет уменьшить базу по налогу на прибыль.
Командированному сотруднику работодатель сохраняет средний заработок за период нахождения в командировке, за дни нахождения в пути и за все дни работы по графику, установленному в командирующей фирме. Это же правило касается и тех дней, на которые приходится время вынужденной остановки в пути.
При командировке сотрудника-совместителя средний заработок сохраняется у того работодателя, который направил его в командировку. Если у обоих работодателей возникает необходимость направить специалиста в командировку одновременно, то средний заработок сохраняется у обоих работодателей. Что касается возмещения расходов по командировке, то они распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними. Порядок расчета среднего заработка для командированных работников установлен Положением об особенностях исчисления средней заработной платы*(665).
Фирма возмещает работнику расходы по найму жилого помещения, подтвержденные документами. Заметим, что порядок назначения компенсации по найму жилья и ее размер определяются коллективным договором или внутренним документом по организации. Устанавливая нормы, фирме надо следовать принципу экономической обоснованности затрат.
Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ фирма возмещает работникам в порядке и размерах, которые установлены ее внутренними документами. Исключение составляют те случаи, когда командированным предоставляется бесплатное жилое помещение.
Ранее командированные сотрудники в качестве документа, подтверждающего оплату найма жилого помещения, могли прикладывать к авансовому отчету бланк строгой отчетности (БСО) в виде счета по форме N 3-Г (N 3-Гм)*(666). Бухгалтер компании на основании этого счета мог не только учесть затраты на гостиничные услуги в уменьшение прибыли, но и предъявить к вычету НДС. Начиная с 1 декабря 2008 года все формы БСО, которые были утверждены до 12 апреля 2005 года (дата вступления в силу приказа Правительства РФ от 31.03.2005 N 171 "Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники"), не применяются*(667). В связи с этим и БСО по форме N 3-Г (N 3-Гм) можно было использовать только до 1 декабря 2008 года*(668).
Постановлением Правительства РФ N 359 (которым было утверждено новое положение об осуществлении наличных денежных расчетов без применения ККТ) организациям, оказывающим услуги, разрешено разрабатывать БСО самостоятельно. Поэтому теперь в том случае, когда расчеты произведены гостиницей с командированным сотрудником как с физическим лицом за наличный расчет без применения ККТ, к авансовому отчету нужно приложить счет (с выделенной суммой НДС), оформленный на бланке строгой отчетности, разработанном гостиницей. Но обратите внимание: эти бланки должны удовлетворять определенным требованиям. Каковы же эти требования?
Бланки должны быть напечатаны типографским способом или сформированы с использованием автоматизированной системы. В первом случае бланк документа должен содержать сведения о типографии его изготовителя (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж). А если заполнение и выпуск бланка осуществляются автоматизированной системой, то она должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет, а также сохранять его уникальный номер и серию. В ряде писем чиновники разъяснили, что речь идет о системе, программное обеспечение которой соответствует требованиям, предъявляемым к контрольно-кассовой технике, то есть система является некоторым аналогом ККТ. Простой компьютер (не имеющий соответствующего программного обеспечения) и печатающее устройство не могут быть использованы для формирования бланка строгой отчетности*(669). Поэтому можно констатировать, что в настоящее время единственный реальный способ для компаний сформировать собственный бланк - напечатать его в типографии. Самостоятельно разработанный БСО должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в действующем положении о наличных расчетах без применения ККТ*(670).